Automazione della prima nota
Puoi automatizzare la contabilizzazione dei movimenti bancari.
Grazie all'intelligenza artificiale, puoi ridurre drasticamente i tempi necessari per questa operazione, importando i movimenti dell'estratto conto bancario. La procedura si articola in 3 fasi:
- Conversione dell'estratto conto (Da PDF a file CSV)
- Importazione in Blustring
- Contabilizzazione
AI SKILLS
La procedura illustrata in questa pagina richiede l'utilizzo dell'intelligenza artificiale. Diversamente, sarebbe impossibile convertire un estratto conto in PDF in un file CSV importabile in Blustring. Pertanto, come operazione preliminare, devi:
- Aprire un account Claude AI;
- Scaricare la SKILL ed installarla in Claude AI
Non sai cosa è una SKILL, né come si installa? Allora, CLICCA QUI.
Come convertire un estratto conto PDF in un file CSV
Per convertite un estratto conto PDF, in CSV:
- Apri una nuova chat in CLAUDE AI
- Allega l'estratto conto in PDF
- Digita il seguente prompt: "Usa la skill per convertire l'estratto conto in CSV"
- Dopo qualche istante di attesa, potrai scaricare il tuo estratto conto in formato CSV. Scaricalo nella cartella DOWNLOAD
NOTA OPERATIVA: Per questa operazione, consigliamo di utilizzare il modello OPUS 5.0 (o superiore), livello di impegno: ALTO.
Come IMPORTARE il file CSV in Blustring
Per importare il file CSV in Blustring:
- Seleziona: Prima nota / Prima nota smart (pulsante in alto)
- Da prima nota smart, clicca su IMPORTA ESTRATTO CONTO IA
- Poi, dalla finestra di dialogo, clicca sull'icona raffigurante una cartella
- Dalla cartella DOWNLOAD, seleziona il file CSV scaricato da CLAUDE AI
- Infine, clicca sul pulsante IMPORTA
Per istruzioni operative dettagliate, guarda il tutorial.
Come CONTABILIZZARE i movimenti importati
Infine, devi ELABORARE e movimenti importati e CONTABILIZZARLI:
- Da prima nota smart, clicca su ELABORA I DATI IMPORTATI
- Clicca sui quattro pulsanti presenti nella finestra di dialogo
- Verifica la correttezza del lavoro svolto dalla procedura
- In caso di necessità, apporta le opportune modifiche manuali
- Infine, clicca sul pulsante CONTABILIZZA.
Così, le operazioni bancarie cono stare registrate in contabilità.
Per istruzioni operative dettagliate, guarda il tutorial.
Limiti della procedura
A differenza di quanto avviene per le fatture, NON è possibile realizzare una procedura automatizzata al 100%, poiché:
- NON esiste alcuna forma di standardizzazione degli estratti conto;
- Per alcune operazioni, gli importi NON sono associabili:
- Gli addebiti degli assegni non riportano (non potrebbero mai) il nome del fornitore pagato;
- Gli addebiti delle RIBA possono riguardare una, o un gruppo di fatture (anche 20 fatture, o più);
- Le descrizioni possono essere talmente mal fatte, da rendere impossibile all'AI l'individuazione del cliente, o del fornitore.
Nonostante i limiti appena esposti, la procedura illustrata in questa pagina consente (sempre) di risparmiare tanto tempo prezioso.
Anche nel caso limite di un estratto conto che riportasse solamente addebiti di assegni e di RIBA, registreresti i movimenti bancari con una sorta di procedura guidata, con 3 grossi vantaggi:
- Nella procedura PRIMA NOTA SMART, importi TUTTE le operazioni effettuate;
- Per ciascuna operazione, la DATA sarà correttamente impostata;
- Per ciascuna operazione, l'IMPORTO sarà correttamente impostato.
Dunque, non corri il rischi di omettere la registrazione di qualche operazione, né di sbagliare la digitazione di date e/o importi.
Sarà praticamente superfluo effettuare la riconciliazione bancaria.
Non devi caricare interamente le registrazioni contabili dei movimenti bancari, ma devi semplicemente scorrere una serie di righi, e per ciascun rigo, devi:
- Associare l'importo addebitato ad un fornitore, o ad un conto;
- Oppure, associare l'importo accreditato ad un cliente, o ad un conto.