La procedura PRIMA NOTA
Per registrazioni di PRIMA NOTA, intendiamo le registrazioni di tutti gli accadimenti aziendali che NON sono comprovati né da fattura, né da scontrino o ricevuta fiscale.
A titolo esemplificativo (NON esaustivo di tutte le casistiche possibili):
- Pagamenti a fornitori;
- Incassi da clienti;
- Versamenti e prelevamenti;
- Versamenti delle imposte dovute;
- Operazioni finanziarie (es: accensione di finanziamenti);
- Sostenimento di costi NON comprovati da fattura (es: salari e stipendi);
- Rilevazione di proventi NON comprovati da fattura (es: interessi attivi).
La procedura PRIMA NOTA consente di caricare le registrazioni contabili, scegliendo tra 2 modalità di registrazione:
- MODALITA’ STANDARD: Consente di rilevare qualsiasi accadimento aziendale, caricando scritture in partita doppia;
- MODALITA’ SMART: Semplifica la registrazione degli estratti conto bancari, e della prima nota cassa. Infatti, consente registrare le operazioni bancarie, semplicemente ricopiando i righi dell'estratto conto. E’ pensata per essere utilizzata anche da persone che non hanno nozioni di ragioneria.
In questa pagina, verrà trattata la modalità STANDARD.
- La procedura prevede 3 tipologie di registrazioni contabili -
PRIMA NOTA FORNITORI
Per rilevare tutti quegli accadimenti aziendali che modificano saldo di un fornitore. Quindi, le scritture di PRIMA NOTA FORNITORI vengono utilizzate per rilevare:
- I pagamenti delle fatture ricevute;
- Gli incassi delle note di accredito ricevute;
- Altri accadimenti che modificano i saldi dei fornitori (Es: abbuoni, arrotondamenti, storni di ritenute, etc.).
PRIMA NOTA CLIENTI
Per rilevare tutti quegli accadimenti aziendali che modificano saldo di un cliente. Quindi, le scritture di PRIMA NOTA CLIENTI vengono utilizzate per rilevare:
- Gli incassi delle fatture emesse;
- I pagamenti delle note di accredito emesse;
- Altri accadimenti che modificano i saldi dei clienti (Es: abbuoni, arrotondamenti, storni di ritenute, etc.).
CONTABILITA' GENERALE
Per rilevare tutti quegli accadimenti aziendali che NON interessano né i clienti, né i fornitori. A titolo esemplificativo: versamenti e prelevamenti, il costo del personale dipendente, il pagamento di assicurazioni, l’accensione di finanziamenti, i pagamenti delle rate di mutui, l'addebito di commissioni bancarie, i versamenti delle imposte.
L’elencazione appena fornita NON è ovviamente esaustiva. Per comidità espositiva, sono state riportate le casistiche più frequenti.
Prima nota FORNITORI
La maschera di registrazione si compone di 2 sezioni fondamentali:
- Estremi dell’operazione (nella parte alta della maschera);
- Dettaglio contabile (nella parte bassa della maschera).
ESTREMI DELL’OPERAZIONE
In questa sezione, troviamo seguenti campi:
- DATA OPERAZIONE: Occorre inserire la data in cui è stata effettuata l’operazione;
- TIPO MOVIMENTO: Occorre selezionare PAGAMENTO, o INCASSO;
- CONTO DI PAGAMENTO: Occorre selezionare il conto utilizzato per effettuare il pagamento. Ad esempio: Banca Unicredit, Banca Credem, Cassa, etc;
- MODALITA’ DI PAGAMENTO: Si tratta di un campo facoltativo che può essere utilizzato per specificare come è stato effettuato il pagamento (Es: assegno, bonifico, etc.).
DETTAGLIO CONTABILE
In questa sezione, va caricato un rigo per ogni scadenza pagata. Per ogni rigo, occorre:
- Selezionare il fornitore pagato;
- Selezionare la scadenza pagata del fornitore precedentemente selezionato;
- Digitare l’importo pagato.
ATTENZIONE: Selezionando la scadenza del fornitore, la procedura proporrà di saldare l’intero importo della scadenza. Naturalmente, è possibile modificare l’importo proposto di default, digitando un importo inferiore. Detto altrimenti, è possibile registrare un pagamento parziale. Così facendo, naturalmente, nello scadenzario, la scadenza resterà aperta per l’importo residuo.
Prima nota CLIENTI
La maschera di registrazione si compone di 2 sezioni fondamentali:
- Estremi dell’operazione (nella parte alta della maschera);
- Dettaglio contabile (nella parte bassa della maschera).
ESTREMI DELL’OPERAZIONE
In questa sezione, troviamo seguenti campi:
- DATA OPERAZIONE: Occorre inserire la data in cui è stata effettuata l’operazione;
- TIPO MOVIMENTO: Occorre selezionare INCASSO, o PAGAMENTO;
- CONTO DI PAGAMENTO: Occorre selezionare il conto con cui è avvenuto l’incasso. Ad esempio: Banca Unicredit, Banca Credem, Cassa, etc;
- MODALITA’ DI PAGAMENTO: Si tratta di un campo facoltativo che può essere utilizzato per specificare come è avvenuto l’incasso (Es: assegno, bonifico, etc.).
DETTAGLIO CONTABILE
In questa sezione, va caricato un rigo per ogni scadenza incassata. Per ogni rigo, occorre:
- Selezionare il cliente incassato;
- Selezionare la scadenza incassata del cliente precedentemente selezionato;
- Digitare l’importo incassato.
ATTENZIONE: Selezionando la scadenza del cliente, la procedura proporrà di saldare l’intero importo della scadenza. Naturalmente, è possibile modificare l’importo proposto di default, digitando un importo inferiore. Detto altrimenti, è possibile registrare un incasso parziale. Così facendo, nello scadenzario, la scadenza resterà ovviamente aperta per l’importo residuo.
Contabilità generale
La maschera di registrazione si compone di 2 sezioni fondamentali:
- Estremi dell’operazione (nella parte alta della maschera);
- Dettaglio contabile (nella parte bassa della maschera).
Nella sezione ESTREMI DELL’OPERAZIONE, troviamo i campi:
- DATA OPERAZIONE;
- CAUSALE;
- DESCRIZIONE.
Invece, nella sezione del DETTAGLIO CONTABILE, occorre caricare un rigo per ogni conto che desideriamo movimentare. Come avrai certamente intuito, nel dettaglio contabile vanno movimentati almeno 2 conti. Diversamente, non verrebbero rispettate le regole della partita doppia. Per ogni rigo caricato, occorre specificare le seguenti informazioni:
- SEZIONE: DARE, o AVERE;
- CONTO MOVIMENTATO: Occorre selezionare il conto da movimentare;
- IMPORTO: Occorre digitare l’importo.
Ad esempio, per registrare l’addebito di commissioni bancarie, caricheremo una registrazione di contabilità generale, con un dettaglio contabile così composto:
- Un rigo in DARE, selezionando il conto COMMISSIONI BANCARIE, e digitando l’importo delle stesse;
- Un rigo in AVERE, selezionando il conto della banca, per lo stesso importo dell'altro rigo.
PRECISAZIONE
Nella maschera di registrazione delle scritture di contabilità generale, è presente il campo CAUSALE.
Questo campo NON è vincolante, e serve unicamente a velocizzare il caricamento dei righi del dettaglio contabile. Ad esempio, selezionando la causale RETRIBUZIONI DIPENDENTI, il dettaglio contabile verrà impostato automaticamente con i conti normalmente movimentati per rilevare il costo dei dipendenti.
In ogni caso, puoi sempre selezionare la causale REGISTRAZIONE GENERICA, ed impostare manualmente ogni rigo da compilare.